1. 서설

회사는 근로자들의 근태관리를 통한 조직관리 차원에서 지문인식, IC카드(사원증) 및 전산 근태관리시스템을 통하여 출근 및 퇴근체크를 하는 경우가 있습니다. 그러나 간혹 퇴직한 근로자가 재직 중 본인이 체크한 출퇴근 기록기계를 근거로 일일 근태기록을 본인 스스로 한 다음 회사에서 해당 연장근로 및 휴일근로수당을 지급하지 않을 경우 본인이 기록한 자료를 근거로 고용노동부에 연장 및 휴일근로수당 지급을 요하는 임금체불 진정을 하는 경우가 발생하는데 이때 고용노동부 조사과정에서 근로감독관은 근로자가 작성한 부분으로는 출퇴근 기록을 확인할 수 없으므로 이에 회사의 출퇴근 기록기계에 기록된 전산 출퇴근 기록을 요구하는 경우가 발생합니다. 이때 회사가 출퇴근 기록부를 고용노동부에 제출해야하는지와 제출하지 않았을 때 처벌내용, 출퇴근부가 근로기준법에서 규정하고 있는 3년간 의무 보존해야하는 인사관리에 해당하는지 여부에 대하여 살펴보도록 하겠습니다.

2. 관련 법규

1) 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

☞ 위반 시 벌칙 : 근로기준법 제116조(과태료)
근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)를 위반한 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다.

2) 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상서류)
① 근로기준법 제42조에서 "대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"란 다음 각 호의 서류를 말한다.
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 삭제 <2014.12.9>
8. 법 제51조제2항, 법 제52조, 법 제58조제2항ㆍ제3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류
9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류

3. 출퇴근 기록부가 의무보존서류에 해당되는지 여부

1) 출퇴근 기록부가 과연 근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에 따른 3년간 의무적으로 보존해야할 계약서류에 해당하는지에 대하여 규정하고 있는 근로기준법과 관련 판례 및 행정해석 등은 찾을 수는 없습니다.

2) 다만, 고용노동부는 출퇴근 기록기계(지문인식기·사원증·근태관리시스템)를 통하여 근태관리를 하는 사업장의 경우 출퇴근 기록부는 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상서류) ①항 3호 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류에 해당되어 근로기준법 제42조에 해당되어 3년간 의무 보관을 해야 한다. 라고 보고 있습니다.

3) 반대로 회사가 출퇴근 기록자체를 하지 않는 회사의 경우 기록자체가 없다는 것을 회사나 근로자가 모두 인지한 상황이라면 관련 출퇴근 기록부를 보존하지 않았다. 라는 사유만으로는 법위반에 해당되어 직접적인 과태료 부과는 어렵다고 사료됩니다.

4. 결어

회사가 출퇴근 기록기계(지문인식기·사원증·근태관리시스템)를 통하여 근태관리를 하는 사업장의 경우 출퇴근 기록부는 3년간 의무 보존해야할 서류에 해당된다고 보아야 할 것이며, 반대로 출퇴근관리 자체를 하지 않는 사업장의 경우 회사와 근로자가 모두 그 서류자체가 없다는 것을 인지한 상황 하에서는 근로기준법상으로는 보존해야할 서류에 해당되지만 실질적으로는 출퇴근 기록부를 작성하지 않기 때문에 보존해야할 서류가 없으므로 논란의 여지는 있겠지만 3년간 의무보존 서류에 해당되지 않는다고 사료됩니다. 끝.

2017. 4. 24.
노무법인 두레

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