1. 서설

2021년 11월 19일 임금명세서 교부가 의무화된 이후, 근로계약서와 임금명세서는 근로자가 자신의 근로조건과 임금 내역을 확인하는 핵심 문서가 되었습니다.

실무에서는 “입사할 때 받은 근로계약서를 잃어버렸으니 다시 한 부 달라”, “작년 임금명세서가 담긴 메일이 지워졌으니 다시 보내 달라”는 요청을 자주 받습니다. 입사 당시 또는 임금지급일에 이미 교부했다면 회사가 또 교부할 법적 의무가 있는지, 요청을 거절하면 제재를 받는지 판단하기 어렵고, 특히 퇴사자가 분쟁을 준비하면서 요청하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 이하에서는 회사의 재교부 의무가 있는지 살펴보고, 실무상 유의사항에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

2. 관련 법령 및 행정해석

1) 근로기준법 제17조(근로조건의 명시)

① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.

1. 임금 2. 소정근로시간 3. 제55조에 따른 휴일 4. 제60조에 따른 연차 유급휴가 5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건

② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목·계산방법·지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.

▶ 위반시 벌칙: 500만원 이하의 벌금(근로기준법 제114조 제1호)

2) 근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서)

① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.

② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목·계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

▶ 위반시 벌칙: 500만원 이하의 과태료(근로기준법 제116조 제2항 제2호)

3) 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) 및 시행령 제22조

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

시행령 제22조에 따른 보존 대상 서류는 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등입니다. 보존기간은 근로계약서의 경우 근로관계가 끝난 날부터, 임금대장의 경우 마지막으로 써 넣은 날부터 기산합니다.

▶ 위반시 벌칙: 500만원 이하의 과태료(근기법 제116조 제2항 제2호)

4) 근로기준법 제39조(사용증명서) 및 시행령 제19조

① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

※ 청구 대상자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며, 퇴직 후 3년 이내에 청구해야 합니다(시행령 제19조).

▶ 위반시 벌칙: 500만원 이하의 과태료(근로기준법 제116조 제2항 제2호)

5) 고용노동부 행정해석 - 사용증명서의 기재 범위

① 근기 01254-6942(1987. 4. 30.) : “사용증명서 교부제도는 개별 근로자가 근로하던 사업장을 퇴직한 때 또는 퇴직한 후 재취업의 편의를 도모하기 위하여 설정한 제도로서 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 사실대로 기입하여 교부할 것을 규정한 것인 바, 근로계약서, 임금협정서, 임금지급대장 및 납세자보관용 원천징수영수증 등은 사용증명서에 포함될 성질이 아니므로 동 서류를 사용증명서로 요청할 수는 없는 것임.”

② 근기 01254-1870(1992. 11. 17.) : “사용증명서 교부제도는 근로자가 당해 사업체에 근무하였다는 경력을 증명하여 줌으로써 퇴직근로자의 재취업에 도움을 주기 위한 취지로서 설정된 규정으로 … 월별 근무상황, 급여명세서, 근로소득 원천징수영수증, 교통사고기록 사본, 시말서 사본, 월별 결근사항, 취업규칙 사본 등은 확인조회에 해당될 사항으로 사용증명서에 포함될 내용은 아님.”

③ 근로기준팀-6424(2007. 9. 10.) : “위 제도의 취지는 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것으로 사용증명서에 기재하여야 할 임금이란 당해 근로자가 재직 중에 수령한 임금에 관한 사항을 의미하는 것이고, 이에 급여명세서, 임금대장 등이 포함되는 것은 아니라고 사료됨.”

3. 쟁점 분석 및 판단

1) 근로기준법상 교부 의무의 성격 - 체결 시점에 이행하는 의무

근로기준법 제17조 제2항의 서면 교부 의무는 근로계약을 체결할 때 이행하는 의무이며, 예외적으로 단체협약·취업규칙 변경 등으로 근로조건이 바뀐 경우에는 근로자가 요구하면 다시 교부해야 합니다. 제48조 제2항의 임금명세서 교부 의무 역시 임금을 지급하는 때마다 이행하는 의무입니다.

두 조문 모두 사용자가 적법하게 교부한 이후 근로자가 이를 분실한 경우의 재교부 의무는 규정하고 있지 않습니다. 벌칙 조항은 엄격하게 해석해야 한다는 원칙을 고려하면, 최초 교부를 적법하게 마친 회사가 분실분의 재교부를 거절한 것만으로 제17조·제48조 위반이 성립한다고 보기는 어렵습니다.

2) 그러나 ‘재교부 의무가 없다’고 단정할 수 있는지?

회사는 원본을 3년간 보존해야 합니다(근로기준법 제42조). 근로계약서와 임금대장은 법정 보존서류이므로 회사가 “자료가 없어 줄 수 없다”고 주장하기 어렵고, 사본을 제공하는 부담도 크지 않습니다.

최초 교부 사실을 입증하지 못하면 ‘미교부’로 판단될 위험이 있습니다. 근로자가 “받은 적 없다”며 진정을 제기했는데 회사가 수령 서명이나 전자 발송 기록을 제시하지 못하면, 재교부 문제가 아니라 최초 미교부(제17조 위반) 문제로 바뀌어 벌금형까지 이어질 수 있으므로 주의가 필요합니다.

3) 퇴직자의 경우 - 사용증명서 청구로 재교부를 대신 요구할 수 있는지?

퇴직한 근로자가 근로기준법 제39조의 사용증명서 청구를 근거로 근로계약서나 임금명세서의 재교부를 요구하는 경우가 있습니다. 그러나 고용노동부는 사용증명서 교부제도를 퇴직 근로자의 재취업 편의를 위해 근무 경력을 증명하는 제도로 보아, 근로계약서·임금대장·급여명세서·원천징수영수증 등 서류 자체는 사용증명서에 포함될 성질이 아니라고 일관되게 해석하고 있습니다(근기 01254-6942, 1987. 4. 30.; 근기 01254-1870, 1992. 11. 17.; 근로기준팀-6424, 2007. 9. 10.).

따라서 근로자가 사용증명서에 ‘임금’ 기재를 요구하면 회사는 재직 중 수령한 임금에 관한 사항을 사실대로 적어 즉시 발급해야 하지만, 이를 근거로 근로계약서나 임금명세서 사본의 교부까지 요구할 수는 없습니다.

4) 근로계약서 및 임금명세서 교부의무관련 정리

4. 결론

근로계약서와 임금명세서를 체결·지급 시점에 적법하게 교부했다면, 근로자가 이를 분실했다는 이유로 다시 교부해야 할 의무는 근로기준법에 명문으로 규정되어 있지 않으므로, 재교부 거절만으로 근로기준법 제17조·제48조 위반이 성립한다고 보기는 어렵습니다.

그러나 회사는 해당 서류를 3년간 보존할 의무가 있어(근로기준법 제42조) 사본 제공의 부담이 크지 않고, 거절할 경우 최초 교부 사실을 둘러싼 ‘미교부’ 분쟁으로 번질 위험이 있으므로, 회사는 재교부(사본 제공) 요청에 응하여 교부할지 여부를 자체 검토가 필요할 것으로 사료됩니다.

한편, 퇴직자가 사용증명서 청구(근로기준법 제39조)를 근거로 재교부를 요구하더라도, 회사는 고용노동부 행정해석상 근로계약서·임금명세서 등 서류 자체는 사용증명서에 포함되지 않는다는 점은 실무상 참고 바랍니다. 이상.

제671호

2026.10.26.

노무법인 두레

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